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Man sieht dies schon an der Universität, viele wichtige Dateien kann man sich auf speziellen Seiten als PDF Datei herunterladen. Meistens braucht man dafür aber schon einen bestimmten Namen und ein Passwort, damit sichergestellt ist, dass nur berechtigte Personen auf diese Dateien zugreifen können. Bei diesen Dateien kann es sich um Noten handeln, oder man kann sich verschiedene Arten an Bescheinigungen herunterladen. Doch nicht nur an der Universität ist es ganz normal, eine PDF Datei erstellen zu können, um viele Menschen auf einmal zu erreichen. Im täglichen Umgang miteinander schreibt man sich heute sehr viele E-Mails, auch innerbetrieblich. Hier werden Daten die als Anhang mitgeschickt werden sehr oft als PDF Datei angehängt.
Aber auch ein Betrieb kann eine PDF Datei erstellen, nicht nur für interne Ereignisse sondern sie können auch einen Katalog als PDF Datei erstellen, dies bietet ungefähr dieselben Vorteile wie ein Onlineshop, denn hier werden die Produkte sehr gut geordnet aufgezeigt, was die Suche erleichtert. Denn es gibt nicht nur Kataloge für Kleidung, Schuhe, Accessoires und Möbel sondern auch für Unternehmenszubehör wie Büroeinrichtungen, Umkleideräume oder den alltäglich Ablauf des Arbeitstages. So kann man feststellen, das heutzutage jeder mit PDF Dateien umgehen können sollte, denn sie spielen eine wichtige Rolle und sind auch gar nicht kompliziert. Für Unternehmen die einen PDF Katalog erstellen wollen, gibt es eine Software die sie hierbei unterstützt und es ihnen sehr leicht macht ihr Produkte ansprechend zu präsentieren. So profitieren sowohl Kunden als auch Hersteller beziehungsweise Unternehmen von der Möglichkeit Kataloge als PDF zu erstellen.